iFLEET » Aktuality » Fleet manažer » Car Policy II - Jak a komu?
Velmi častým jablkem svaru bývá určení, kdo by měl mít služební auto k dispozici, a jaký by měl být status takového vozidla. Tato problematika mnohde zaměstnává management až přespříliš, pokud není jasně stanovena firemní Car Policy.
Podívejme se tedy blíže na kategorizaci služebních vozidel a jejich přidělení k různým pracovním pozicím, respektive skupinám zaměstnanců. Ještě předtím se ale musíme věnovat způsobu výběru vozidla do firmy od jeho formy pořízení po stanovení doby provozu až k momentu jeho vyřazení. Pro většinu firem jsou forma pořízení, doba provozu a pořizované modely neměnný fakt daný jejich Car Policy, a to přesto, že průběžná revize těchto kritérií může vést k pozitivnímu dopadu na ekonomiku vozového parku.
TCO: komplikované, ale důležité
Nahlížíme-li na firemní vozidla primárně z pohledu nákladů, je pro nás jedním z nejlepších pomocníků při výběru správného modelu a doby jeho provozování výpočet celkových nákladů na vlastnění, označované zkratkou TCO z anglického Total Cost of Ownership. Tady je však potřeba zdůraznit, že se při našem rozhodování jedná o odhad budoucích nákladů, což je velmi složitá úloha s několika proměnnými. TCO sestává z několika složek (pokles hodnoty, pohonné hmoty, servisní náklady, pojištění, cena peněz atd.), jež v závislosti na předpokládané délce provozu a ujetých kilometrech logicky mění své hodnoty. Prakticky tak pro každou kombinaci času (dobu užívání vozidla) a nájezdu existuje samostatně provedený unikátní výpočet TCO. Je to proto, že průběh dílčích nákladů v čase pro daný kilometrový nájezd vozidla není lineární funkcí a hodnoty TCO tak pro odlišný scénář délky provozu a ujetých kilometrů nelze extrapolovat.
Abychom při plánování dokázali pomocí TCO učinit relevantní rozhodnutí, potřebujeme pak pro jeden konkrétní typ firemního vozidla poměrně mnoho výpočtů v závislosti na době užívání a nájezdu, a to včetně všech zvažovaných alternativ (různé značky/modely). Velké množství výpočtů představuje v případě realizace uvnitř firmy časově i finančně náročný projekt. Navíc je výsledek jednoznačně závislý na kvalitě použitých dat. Ta lze získat z mnoha zdrojů, přičemž obecně platí, že kvalita a zpracování dat jsou úměrné jejich ceně. Nabízí se tak možnost svěřit analýzu nákladů externímu poradci nebo si část dat koupit od specializované firmy v již požadované formě pro další využití.
Položte „pevné základy“
Rozhodne-li se firma pro analýzu TCO „vlastními silami“, může získat zajímavá referenční data od poskytovatelů operativního leasingu. Poptané kalkulace pronájmu pro konkrétní dobu a nájezd nebudou díky hodně konkurenčnímu prostředí na trhu operativního leasingu daleko od optimálních hodnot TCO, především u nejfrekventovaněji pořizovaných modelů vozidel. Firmy, které volí tuto formu pořízení vozového parku, mají v tomto ohledu při plánování usnadněnou práci.
Nezapomeňte tedy, že správným výběrem modelu a určením vhodné doby provozu již na samém začátku položíte pevné základy optimalizace nákladů na vozový park, a proto se v Car Policy snažte v rámci svých možností průběžně vyhodnocovat a aktualizovat vybrané modely a délku jejich provozu. Rozhodnutí o formě pořízení je tak zásadního charakteru a natolik strategickou otázkou, že zvlášť u větších korporací nebo i státních institucí se jedná o rozhodnutí s výhledem na deset let a dále. Přesto ani forma pořízení by neměla při analýzách TCO zůstávat stranou.
Relativně často se v Car Policy setkáváme s definicí jedné hodnoty nájezdu a doby užívání vozidla, například čtyři roky a 160 000 km nebo pět let a 150 000 km. Doporučujeme uvádět tyto hodnoty pouze jako předpokládané a orientační. To proto, aby si uživatelé vozidel nezakládali nárok na automatickou obměnu vozidla v momentu, kdy je auto např. čtyři roky staré, ale s nájezdem do 100 000 km, kdy podle průběžného hodnocení nákladů vychází jako efektivní si vozidlo ponechat ještě minimálně rok.
Čím výše, tím volněji
Nyní přejděme ke slíbené kategorizaci a přidělení vozidel zaměstnancům. V prvním díle jsme uvedli tyto vzorové kategorie vozidel:
Z pohledu přidělení zaměstnancům nás zajímají první tři kategorie. Zjednodušeně řečeno jsou všechna vozidla, která jsou k dispozici konkrétnímu uživateli s možností soukromého užívání předmětem personální politiky firmy. Od toho se odvíjí jistá benevolence při volbě modelů a jejich výbav. Logicky budou mít při výběru nejvolnější ruce nejvýše postavení pracovníci, kterým firma hodlá poskytnout největší benefit. Ti mohou ve většině případů vybírat z více značek a modelů. Hlavním parametrem je nejčastěji pořizovací cena vozidla (po slevě z ceníkové ceny), nebo, u operativního leasingu, výše měsíčního nájmu. Na opačné straně bývají vozidla obchodních zástupců, kde je obvykle stanovena značka, model, typ karoserie, motorizace i stupeň výbavy s možností volby příplatkové výbavy do určitého limitu, případně její zpoplatnění z vlastních prostředků uživatele. Při výběru vozidla podle výše měsíčního nájmu je potřeba porovnávat vozidla podle předem určeného scénáře nájezdu a doby užívání (porovnávat porovnatelné), avšak samotné vozidlo pořídit podle skutečně plánovaných nájezdů tak, aby byly náklady rozloženy rovnoměrně v čase bez nutnosti rekalkulace.
Výše uvedené příliš neplatí především u velkých korporací a státních institucí. Tam se ve větší míře uplatňuje striktní určení modelů a výbav vozidel. Vozový park je díky tomu unifikovanější, což přináší výhody při samotné správě vozového parku.
Klíč k přidělení kategorie vozidla stanovuje buď přesné specifikování pracovních pozic pro každou kategorii, nebo zaměstnanecké skupiny na základě tzv. gradů - platových tříd, což bývá zvlášť u větších společností jednodušší a přehlednější. Je dobré připomenout, že by se zde firma měla maximálně zdržet výjimek z těchto pravidel tak, aby Car Policy zůstala stále respektovaným dokumentem.
Zaměstnancům, kterým podle platového, nebo jiného zařazení náleží služební vozidlo, nevzniká jen nárok na benefitní užívání vozidla, tedy používání k soukromým účelům, ale zároveň i povinnosti jako je např. vedení knihy jízd, výkaz čerpání pohonných hmot nebo odpovědnost za technický stav vozidla. Všechny tyto náležitosti by měly být uvedeny v dohodě o používání služebního vozidla mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. V rámci Car Policy je tato dohoda vedena jako příloha.
Změny a výměny
Dojde-li v průběhu používání vozidla ke změně zařazení zaměstnance, je buď přímo v Car Policy uvedeno, nebo běžně vnímáno jako nepsané pravidlo, že zaměstnanec má nárok na lepší vozidlo jen v případě, že to stávající je možné přidělit někomu jinému, lze jej tedy plnohodnotně využít jinde ve firmě. Pokud taková možnost neexistuje, nárok na lepší vozidlo vzniká zaměstnanci až přirozenou obměnou stávajícího vozu. Jde-li o změnu opačnou, kdy zaměstnanec má mít přiděleno horší vozidlo, postupuje se obdobně, což ale není problematické uvnitř firmy zajistit. V krajním případě dochází i k odebrání vozidla.
Dalším důvodem k přehodnocení nároku zaměstnance na služební vozidlo je úprava pracovní doby. Například při zkrácení pracovního úvazku již nemusí mít zaměstnanec nárok na služební vozidlo. Odejmutí vozidla je pak kompenzováno tzv. cash option, tedy finanční náhradou krácenou ve stejném poměru jako je úvazek zaměstnance.
Poměrně frekventovaným pravidlem při přidělovaní vozidel je požadavek na minimální roční nájezd služebních kilometrů. Setkáváme se s limity 10 000 až 15 000 km ročně. V případě nepřidělení vozidla je toto zaměstnanci opět kompenzováno finanční náhradou.
Pokud možno bez výjimek...
Jelikož v naší společnosti hraje (služební) vozidlo podstatnou statusovou roli, je pro mnoho zaměstnanců pochopitelně důležité, aby vytěžili z této formy benefitu maximum. Tomu pak odpovídá jejich jednání a chování zatížené těmito preferencemi. Proto je nezbytné důkladné nastavení pravidel přidělování služebních vozidel a neakceptování jejich výjimek.
Provoz vozidel při výkonu zaměstnání s sebou nese velká bezpečnostní rizika. Zaměstnavatel je povinen své zaměstnance proškolit a průběžně vzdělávat tak, aby tato rizika eliminoval. Na toto téma se při tvorbě Car Policy zaměříme v příštím dílu.
Autor: Přemysl Žižka, AZ Mobility
5. května 1323/9
140 00 Praha 4
Tel.: +420 261 221 953
Tel.: +420 241 409 318
Fax: +420 241 403 333
E-mail: info@iFLEET.cz
