Tvorba Car Policy: K čemu auta?

V prvním díle seriálu zaměřeného na správný způsob vytvoření Car Policy se podíváme na to, kde a s čím začít. V této souvislosti se dotkneme zásadní otázky: Jaká auta a v jakém počtu vlastně ve firmě potřebujeme? Jedná se o základní parametr, který v mnoha ohledech ovlivní i další body. Zejména je třeba mít jasno, k čemu budou auta firmě sloužit, jaké činnosti mají podporovat a v jakém rozsahu.

Na výše uvedené otázky obvykle slyšíme v rámci jedné firmy několik různých odpovědí a my se k této problematice dostaneme za chvíli. Zatím předpokládejme, že nějaká firemní vozidla ve společnosti již existují, nebo budou pořízena a je tedy žádoucí minimálně základními pravidly a postupy zarámovat způsob, jakým vozidla pořizujeme a spravujeme.

Pro dokument, který by toto vše měl obsahovat, se vžil anglický název Car Policy. Jde o interní směrnici, jež by měla obsahovat pravidla a postupy při pořizování a správě vozového parku. Je to důležitý stavební kámen při budování efektivní správy vozového parku (fleet managementu) a nepostradatelný nástroj pro správce vozového parku. Ten se může při své práci o kvalitně sepsanou Car Policy opřít.

V každém případě musí být Car Policy v souladu s organizační strukturou a procesy firmy, a proto by se mělo jednat vždy o „živý“ dokument, jenž je průběžně aktualizován s ohledem na změny vnějšího i vnitřního prostředí společnosti. To platí i pro nepsaná ale zažitá a akceptovaná pravidla.

Různé formy a rozsah

Aby mohl s Car Policy snadno a rychle pracovat kdokoliv, kdo to může, byť jen příležitostně, potřebovat, měla by být přehledná a logicky strukturovaná. Osnova dokumentu by mohla vypadat například tak jako je uvedeno v rámečku.

Rozsah Car Policy bude vždy záviset na firemní kultuře a do určité míry i právní formě společnosti. Setkáme se tak se stručnými několikastránkovými dokumenty u malých privátních firem, ale i s velmi obsáhlými dokumenty velkých státních institucí, nebo mezinárodních korporací. V obou případech může Car Policy fungovat dobře, a to za předpokladu, že je splněna podmínka respektování tohoto dokumentu uvnitř firmy bez tolerance jakýchkoliv výjimek. Ty totiž mohou kvalitně sepsanou Car Policy degradovat.

Dobře počítat se vyplatí

Vraťme se nyní k otázce, jaká a kolik firemních vozidel potřebujeme? Jistě tušíte, že na takovou otázku není jednoduchá odpověď. Ani v rámci jedné firmy se obvykle všichni zainteresování (a nebývá jich málo) na odpovědi neshodnou. Máme-li v první řadě na mysli ekonomičnost provozu vozidel, pak musíme začít se základní analýzou interní poptávky po zajištění logistických procesů společnosti. Kromě obslužnosti vlastními vozidly bychom neměli opominout alternativní řešení, která mohou spočívat v outsourcingu různého rozsahu, využití hromadné dopravy, nebo, v případě benefitních vozidel, finanční náhradu místo vozidla. V extrémním případě může být alternativou i reorganizace práce ve spolupráci s moderními informačními technologiemi, které umožňují např. telekonference.

Všechny tyto možnosti, připadají-li pro firmu v úvahu, by měly být v Car Policy uvedeny. Některé společnosti jdou do takového detailu, že jasně definují případy, ve kterých je žádoucí využívat prostředků hromadné dopravy, sdílení vozidel při jízdě více zaměstnanců do stejného cíle, nebo nahrazení osobní schůzky telekonferencí.
V případě, kdy se snažíme o optimalizaci počtu vozidel, je potřeba znát jejich konkrétní účel a přínos. Jinak totiž budeme nahlížet na vozidlo obchodního zástupce, jinak na auto servisní/zásahové a jinak na benefitní vozidlo vedoucího pracovníka. Při analýze potřebnosti vozidel je nejprve dobré rozdělit vozidla do kategorií s vydefinovanými požadavky, které musí v dané kategorii splňovat. Podle jejich účelu pak můžeme kategorie vozidel označit například písmeny abecedy s označením a uvedením pozice/účelu vozu. Například:

A - Vedoucí pracovníci

B - Střední management

C - Obchodní zástupci

D - Poolová (sdílená) vozidla

E - Servisní vozidla

F - Speciální vozidla, stroje

Na tomto základě lze pak provést analýzu vytíženosti vozidel v rámci každé kategorie. V ideálním případě disponuje firma historickými daty (knihy jízd, cestovní příkazy nebo vytížení podle zakázek) pro vyhodnocení. Pustíte-li se do takové analýzy, pravděpodobně budete překvapeni, jak málo času jsou vaše vozidla skutečně v provozu.

Prostor pro změny

Obecně lze říci, že pokud firma doposud neprošla optimalizací velikosti a skladby vozového parku, pak můžeme očekávat potenciál ve snížení počtu o 10 - 15 % bez většího negativního dopadu na fungování firmy. To se mimochodem netýká jen počtu vozidel, ale i dalších firemních zdrojů, jako jsou například pohonné hmoty nebo servisní náklady.
Rozhodnete-li se zredukovat počet firemních vozidel, čeká vás patrně interní boj s těmi, kterých by se takové opatření mělo dotýkat. V ideálním případě byste kromě jasné analýzy o vytíženosti vozidel měli v argumentaci připojit návrh, jakým dojde k redukci tak, aby nijak neovlivnila fungování firmy. Nejčastěji se v takových případech dávají k dispozici sdílená vozidla interní autopůjčovny, někdy také označovaná jako „poolová“. Další z možností je spíše v západní Evropě běžnější finanční kompenzace za benefitní vozidlo, které si zaměstnanec pořizuje sám na své jméno.

Snižování počtu vozidel, zvláště těch benefitních, momentálně nenahrává situace na pracovním trhu, kdy si firmy v boji o zaměstnance nemohou dovolit omezovat nabídku benefitů k platu. V našich podmínkách totiž hraje poskytování služebního vozidla k soukromým účelům stále významnou roli.
 

Parametry pro výběr

Když máme jasnou představu o počtu vozidel, zbývá nám stanovit parametry pro jednotlivé kategorie. Těmi nejčastěji definovanými jsou:

• Maximální pořizovací cena, případně maximální výše splátky nájmu
• Značka a model
• Typ a barva karoserie
• Druh paliva a maximální spotřeba (případně stanovena limitem emisí CO2)
• Druh převodovky a pohonu
• Maximální výkon motoru
• Minimální výbava – především prvky aktivní a pasivní bezpečnosti a zabezpečení
• Instalace jednotky GPS monitoringu

Někdy jsou tyto parametry ještě doplněny o informace, co nesmí vozidla obsahovat (např. velikost kol, estetické doplňky, pohon všech kol...). Zkušenosti ukazují, že je žádoucí pokusit se v rámci možností o dosažení co největší unifikace kategorií. Ta je výhodná pro průběžné vyhodnocování a porovnávání dat vedoucí k efektivnímu fleet managementu. Jednotný vozový park navíc umožňuje větší flexibilitu při různých organizačních změnách.
Závěrem tohoto dílu celého připravovaného seriálu připomeňme, že Car Policy musí být hlavně funkční dokument. Mějte na paměti, že pečlivá příprava s analýzou, co a jak mají služební vozidla firmě zajišťovat, jsou pro dobrý výsledek klíčové.
V příštím díle se podíváme na způsob a kritéria výběru vozidel podle formy pořízení. Dále pak přidělení služebních vozidel uživatelům v jednotlivých kategoriích.

Autor: Přemysl Žižka, AZ Mobility

Příklad obsahu Car Policy

1     Úvod - obecné informace, účel dokumentu

2     Definice pojmů

3     Kategorie firemních vozidel (FV)

4     Typy FV

5     Pořízení FV

6     Přidělení FV

7     Vyřazení FV

8     Vrácení FV

9     Oprávnění k užívání a řízení FV

10   Doplňování a nákup pohonných hmot, palivové karty

11   Zásady používání FV vybavených GPS monitoringem, typy jízd a způsob jejich evidence

12   Povinnosti řidiče (specifikovat i řešení pokut?)

13   Další povinnosti řidiče nebo správce v souvislosti s užíváním FV

14   Odpovědnost řidiče za technický stav FV

15   Dopravní nehody a jiné škodní události

16   Použití FV k soukromým účelům – obecná pravidla

17   Používání vozidel taxislužby, jiných dopravců a alternativní způsoby dopravy

18   Nepřítomnost v zaměstnání

19   Správa vozového parku – organizační struktura a zajišťované činnosti

20   Závěrečná ustanovení

21   Přehled příloh

Související články

• Car Policy II - Jak a komu?