Soukromé kilometry a elektromobily

Elektromobilita přichází, první firmy zařazují do svých vozových parků elektromobily nebo plug-in hybridy a narážejí při tom na možná trochu nečekaný problém s úhradami za soukromé kilometry. Jak je správně vyčíslit, když nabíjení probíhá mimo jiné i za peníze uživatele vozu?

Ujasněme si nejprve situaci: Podle pokynu Ministerstva financí jsou daňově uznatelné všechny náklady spojené s provozem automobilu, jako odpisy, nájemné nebo časově rozlišená platba leasingu. V těchto případech nevzniká ani žádná povinnost krácení (nechme stranou DPH z ceny vozu a vztah k soukromým kilometrům). Něco jiného jsou ovšem pohonné hmoty. U nich jsou daňově uznatelné pouze výdaje připadající na služební cesty. V případě aut, která jezdí pouze ve služebním režimu, je situace jednoduchá, ale v případě možnosti soukromých jízd je třeba vhodným způsobem tyto cesty odlišit. A to kvůli uznatelnosti nákladů na PHM a z pohledu vztahu zaměstnavatel – zaměstnanec pak také z důvodu jasného nastavení pravidel úhrady soukromých kilometrů.

Pokud zaměstnavatel úhradu nepožaduje, tak to není nic proti ničemu, ale jedná se o nefinanční benefit, který je třeba právně ošetřit ve smlouvě nebo ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Zaměstnanci tím ovšem vzniká nepeněžní příjem ve výši hodnoty pohonných hmot spotřebovaných pro soukromé účely a ten vstupuje do základu daně a sociálního a zdravotního pojištění obdobně, jako do něj vstupuje cena používaného vozu jedním procentem z pořizovací ceny. V tomto případě ovšem mohou být i pohonné hmoty spotřebované na soukromé jízdy zaměstnance daňově uznatelným nákladem podle zákona, protože se jedná o výdaje na sociální podmínky zaměstnanců vyplývající z vnitřního předpisu nebo smlouvy.

Žádná norma tedy explicitně neurčuje, jakým způsobem, do jaké míry a v jaké výši má zaměstnanec hradit náklady na pohonné hmoty pro soukromé cesty s výjimkou výše uvedeného dodanění nefinančního benefitu. Je na zaměstnavateli, jaká nastaví pravidla, která v ideálním případě pevně zakotví ve firemní Car Policy. Tím pádem mají provozovatelé poměrně volné ruce i v případě nastupujících elektrifikovaných aut. Stávající nejasnosti, které firmy řeší, pramení především z faktu, že dosavadní praxe nekoresponduje s novými technologiemi. „Nástup elektromobility znamená, že kromě litrů nebo kilogramů bude třeba sledovat také kilowatthodiny, nebo minuty,“ říká David Nurkovič, Product Owner eFleet Management společnosti Eurowag – W.A.G. payment solutions, a.s. a upřesňuje: „Na mnoha veřejných dobíjecích stanicích, zvláště těch výkonných, je z logistických důvodů zpoplatnění časové, nikoli odběrové a pokud máme nabídnout systém, který dokáže vyčíslit náklady na pohonné energie a hmoty, pak s tím musí umět také pracovat.“ Právě společnost Eurowag se u svého dobře známého monitorovacího a logistického systému Webdispečink na nastupující elektromobilitu zaměřila a vytváří „nadstavbu“, která firmám situaci značně zjednoduší.  

Změna úhlu pohledu 

Standardní model většiny firem je dnes založen na některém ze systémů monitorování jízd s vytvářením automatické knihy jízd. Údaje z knihy jízd vstupují do výpočtu náhrad za soukromé kilometry tam, kde jsou uplatňovány. K tomu se přidá průměrná spotřeba (ideálně opravená o rozdíl stavu paliva v nádrži na začátku a konci měsíce) a úhrnná cena za pohonné hmoty. Výpočet je jednoduchý. Provozovatelé aut na CNG už mají zkušenost se sledováním dvou rozdílných paliv, nicméně v obou případech mívají karty a systém jednotných dodavatelů obou médií, což umožňuje měsíční přehledy se všemi potřebnými údaji. Teď se nám ale do výpočtů začínají dostávat také auta, která kombinují PHM a elektriku, případně spotřebovávají pouze elektriku. A aby toho nebylo málo, tak elektřinu lze doplňovat na placených i neplacených veřejných dobíječkách, doma nebo ve firmě. Toto dnes řada firem vnímá jako problém.  

Vzhledem k možnosti více vstupů je totiž u dobíjení složité dobrat se přesných údajů, pokud k tomu nemá provozovatel vhodný telematický systém, nebo neomezuje dobíjení na poskytovatele, se kterým má smlouvu. Nebude to ale trvat dlouho, a s dobíjením budou počítat všechny profesionální nástroje pro správu vozového parku. Jak ale přečkat současné mezidobí? Rada zkušených manažerů z firem, které již BEV nebo PHEV provozují (a některé nikoli v jednotkách, ale v desítkách kusů) je jednoduchá: Změňte pohled na náhrady za pohonné energie a nebazírujte na přesných výpočtech…

Jednodušší je to v případě BEV, kdy řešíme jen elektriku. Několik oslovených firem přiznalo, že na přesně určované náhrady za soukromé kilometry víceméně rezignovalo. Náklady na ujetý kilometr jsou nízké (pod korunu na kilometr) a pokud firma používá BEV první generace s reálným dojezdem jen okolo 200 km, tak s nimi uživatelé tak jako tak realizují jen malé procento soukromých jízd. Řidiči jsou sice vybaveni čipem pro dobíjení na veřejných komerčních stanicích, plus mají možnost dobíjet v zaměstnání, případné domácí dobíjení je již ale na jejich rozhodnutí. Mohou se vybavit například „chytrým“ wallboxem, který odebranou energii pro dobíjení eviduje. V takovém případě nic nebrání určit cenu za kilowatthodinu dobíjení v domácích podmínkách. Můžeme přitom použít hodnotu z vyhlášky ministerstva financí pro rok 2021, která cenu stanovuje na 5 Kč/kWh. I když se jedná o hodnotu stanovenou pro náhrady za použití soukromého vozu pro služební cesty, lze ji aplikovat i zde. Pro řidiče bude zřejmě výhodná, ale nebude o moc vyšší než cena na rychlých veřejných dobíjecích stanicích a bude tak řidiče motivovat dobíjet vozidlo doma tím nejšetrnějším způsobem (nízký výkon). Dohodnout lze i možnost pronájmu takového wallboxu zaměstnavatelem. Řešení pro elektromobilitu od softwarových nástrojů po wallboxy dnes nabízejí i samotné automobilky, službu lze tedy řešit komplexně v rámci pořízení vozidel. 

Motivace zůstává stejná

Složitějším případem jsou PHEV, u kterých evidujeme jak standardní PHM, tak elektřinu. Výhodou našich daňových předpisů je, že umožňují daňově uznat skutečně spotřebované pohonné hmoty, zatímco v některých zemích je daňově uznatelný pouze objem odpovídající normované spotřebě vozu. V případě PHEV je to pak velký problém, protože v technických údajích uváděná spotřeba má jen omezenou platnost. Většinu PHEV přitom nelze nabíjet na rychlodobíjecích stanicích a protože je pomalé dobíjení na cestách příliš časově náročné, jezdí tyto vozy na delších trasách s nepříznivou spotřebou danou jejich vyšší provozní hmotností (i více než 300 kg).

Dobíjení PHEV tak probíhá zpravidla ve firmě a případně u zaměstnance doma. I tady lze uvažovat o chytrém wallboxu, dokonce je to ještě důležitější, neboť je třeba zaměstnance skutečně motivovat k důslednému dobíjení baterie. Stávající PHEV s výjimkou nejnovějších modelů Mercedesu většinou ujedou reálně 30–50 km na elektřinu, ale je možné s touto vzdáleností chytře pracovat a maximalizovat tak přínos elektropohonu. Přidělení PHEV si tak zaslouží příslušné školení, nebo alespoň schůzku s fleet manažerem, který uživateli specifika vozu vysvětlí. Při využívání služby operativního leasingu pak lze tuto záležitost přenechat leasingové společnosti.

Podobně jako BEV lze i PHEV dobíjet také na veřejných stanicích, pokud je plánovaná zastávka delší. I když se stanice zpoplatňují, stále existuje řada dobíječek, které jsou zadarmo (nákupní řetězce, restaurace a hotely, různá testovací centra, místní podpora elektromobility a podobně). Existuje dokonce aplikace Mapotic, která vám bezplatné dobíječky u nás ukáže. Můžete ji poskytnout i svým řidičům a dát jim možnost si tak snížit platby za používání firemního vozu. Neevidovaná energie zdarma samozřejmě sníží i průměrnou spotřebu PHM… Tím se dostáváme k nejjednoduššímu způsobu motivace řidičů k nabíjení, kterým je standardní výpočet náhrad za soukromé kilometry z průměrné spotřeby PHM. Bez dobíjení jsou na tom těžká PHEV se spotřebou špatně a když ještě stanovíte limit, který bude řidiče penalizovat za příliš vysokou spotřebu (pozor na rozlišení rozdílného druhu provozu nebo charakteristiky jízd jednotlivých řidičů), tak máte zejména u těch, co najíždějí soukromě významnější porci kilometrů, víceméně vyhráno.

Předběžné resumé

Již dnes je možno ve flet managementu využít nástrojů, které umí sledovat jak spotřebu paliva, tak elektrické energie. Příkladem může být zmíněný systém Webdispečink, který již dokáže sledovat dobíjení vozidel, ceny a také vyhodnocovat například poměr ujetých kilometrů na palivo a na elektřinu u PHEV. „U našeho standardního systému jsme museli při přípravě na elektromobilitu vyřešit jednu novou otázku, a to, co se s autem děje, když není v provozu. V té době se totiž mnohdy dobíjí,“ uvádí David Nurkovič jedno z mnoha specifik elektromobility. „V současnosti už umíme rozlišovat mezi služební a soukromou jízdou a zároveň mezi jízdou na pohonné hmoty nebo na elektriku. Díky tomu lze vytvořit přehledné vyúčtování v duchu toho, na co byly firmy zvyklé s konvenčními auty.“ Jak David Nurkovič dodává, je možné uspokojivě sledovat i náklady vozu, který není vybaven palubní jednotkou, a to vytvořením „virtuálního objektu“ u kterého vstupují běžné známé zdokumentované náklady plus náklady na dobíjení mimo monitorované stanice zprůměrováním. „Ať už s jednotkou, nebo bez ní pak můžeme vytvořit souhrn, u kterého nám vyjde suma, kterou má zaměstnanec zaplatit za soukromé kilometry a od toho se mu odečtou jeho náklady na dobíjení vozu v domácích podmínkách. U našich zákazníků tak vznikají i situace, kdy firma zaměstnanci ještě nějakou částku v rámci tohoto vyúčtování doplácí,“ vysvětluje Nurokvič a dodává, že pro firmu to rozhodně nejsou náklady navíc. Je to částka, kterou by jinak zaplatila za veřejné dobíjení.    

Související články

• Dříve než se čekalo
• Začátek konce