Car policy: komu a čemu slouží?

Dá se říci, že každá, i ta nejmenší firma vlastnící alespoň jeden automobil, má svou „car policy“. Jen tak možná souhrn svých pravidel pro pořizování, správu a provoz firemních automobilů nenazývá. U větších a vyspělejších společností však...

Dá se říci, že každá, i ta nejmenší firma vlastnící alespoň jeden automobil, má svou „car policy“. Jen tak možná souhrn svých pravidel pro pořizování, správu a provoz firemních automobilů nenazývá. U větších a vyspělejších společností však představuje car policy velmi důležitý dokument, který chrání firmu i její zaměstnance. Nejen právně, ale i reálně. Stačí jen málo: dodržovat v ní obsažená pravidla...

Automobily dnes slouží jako „výrobní nástroj“ firem ze všech myslitelných oborů. Ať už přímo, nebo nepřímo. V každém případě však musí být řádně definován a zabezpečen celý řetězec používání firemního vozu od jeho pořízení až po vyřazení z firemního vozového parku. Jedině tak bude automobil opravdovým pomocníkem a ne zdrojem obtíží a možných rizik. Základní a obecné bezpečnostní požadavky určuje v České republice Nařízení vlády č. 168/2002 Sb., které stanovuje pro firmy povinnost mít zpracovaný Místní provozní bezpečnostní předpis (MPBP), jehož ustanovení by měla být součástí „car policy“ (silniční dopravu řší příloha 1 tohoto nařízení). Součástí každé car policy, tedy firemní automobilové politiky, musí nutně být všechny relevantní právní normy dané země, ovšem řada společností jde ve vlastním zájmu mnohem dál. Zejména nadnárodní společnosti s sebou přinášejí do České republiky zvyklosti, založené na přísných právních normách zemí svého původu. Řada z nich má nastavenu jednotnou car policy pro všechny země, ve kterých působí, přičemž se v každé oblasti správy vozového parku řídí tou nejtvrdší normou, která se na ni může vztahovat. Menší společnosti a firmy mají systém nastaven méně sofistikovaně a většinou akceptují nejen vyšší míru improvizace, ale také rizika. Jak ale ukazují zkušenosti, může mít i malá firma stanovena jasná pravidla, která chrání ji i její zaměstnance.

Není nedůležitých oblastí
Firemní automobilová politika rozhodně není a ani nemůže být neměnným dokumentem. Mění se prostředí, situace na silnicích, vyhlášky a zákony, mění se i samotný provozovatel. Co by mělo zůstávat vždy neměnné, je smysl, proč takový dokument vůbec vzniká a proč je dodržován. Tím je v prvé řadě bezpečný a ve druhé řadě ekonomický provoz firemních vozů. Nikoli naopak! Za vedlejší cíle pak lze považovat zprůhlednění systému využívání firemních vozů zejména ve vztahu k možným nedorozuměním, závisti až nevraživosti mezi zaměstnanci a podobně. Nelze totiž zapomínat, že automobil může být za jistých okolností na rozdíl třeba od sbíječky také určitým požitkem, „nefinančním benefitem“, a to zvláště tam, kde firemní automobilová politika umožňuje jeho využívání pro soukromé účely. S tím souvisí také používání služebního vozu jako motivačního prvku – za vyšší výkony a kvalitnější práci lepší automobil. V takových případech firemní automobilová politika definuje, jakým způsobem lze tyto vozy vybírat, zda je stanoven pouze finanční strop, případně jaká jsou další omezení ohledně (koncepce vozu, značka, typ...).

Každá oblast firemní automobilové politiky je důležitá a přispívá svým dílem k výslednému efektu. Polovičatá car policy nemůže být nikdy dostatečně efektivní, protože stačí jediné opomenutí a celé dosavadní úsilí se hroutí. Proto se v následujících vydáních FLEETu budeme postupně jednotlivými body zabývat podrobně.

Komplexní „car policy“ sestává z dvanácti následujících oblastí:
1. Identifikace potřeb firmy v oblasti dopravy
2. Definování okruhu přípustných značek, typů a tříd vozů, včetně specifikace konkrétních technických a bezpečnostních požadavků
3. Stanovení způsobu financování vozového parku
4. Výběr systému správy vozového parku (in house – outsourcing) a jeho zabezpečení
5. Stanovení principu přidělování vozidel, včetně systému předávání a přebírání
6. Nastavení systému školení a kontroly způsobilosti řidičů (vč. povinných lékařských prohlídek)
7. Stanovení bezpečnostních pravidel, pravidel pro provoz mimo pozemní komunikace a pod.
8. Výběr způsobu pojištění vozů a jejich uživatelů
9. Stanovení systému údržby vozů a vymezení zodpovědností za stav vozu v každé fázi jeho příslušnosti k firemnímu fleetu
10. Stanovení způsobu úhrady za paliva, maziva a běžný spotřební materiál
11. Definice přípustného stáří či stupně opotřebování vozidla pro využívání ve fleetu
12. Určení způsobu remarketingu ojetých nebo nadbytečných vozidel