Cestovní náhrady

Tímto článkem bychom chtěli navázat na minulé příspěvky, ve kterých jsme se zabývali daňovými implikacemi různých forem pořízení vozového parku společnostmi. Ne vždy však zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům firemní vozidla. Namísto toho se...

Tímto článkem bychom chtěli navázat na minulé příspěvky, ve kterých jsme se zabývali daňovými implikacemi různých forem pořízení vozového parku společnostmi. Ne vždy však zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům firemní vozidla. Namísto toho se domluví, aby pro služební účely používali svá soukromá auta.

V tomto článku se tedy zaměříme na daňové dopady vyplácení cestovních náhrad zaměstnancům za použití vozidla, které zaměstnavatel neposkytl (např. za použití soukromého vozidla zaměstnance), a ostatní povinnosti zaměstnavatele, které z těchto možností vyplývají. Budeme se zabývat pouze zaměstnavateli z podnikatelské, nikoliv z veřejné sféry (územními samosprávnými celky, státními příspěvkovými organizacemi atd.).

Souhlas zaměstnavatele nebo jeho žádost?
Pokud zaměstnavatel určí zaměstnanci hromadný dopravní prostředek, který má na pracovní cestu použít (např. autobus, vlak), avšak zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek (např. soukromý automobil), náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů pouze ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Tyto náhrady nejsou pro zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti a zároveň nepodléhají sociálnímu a zdravotnímu pojištění. Pro zaměstnavatele jsou tyto náhrady daňově uznatelným nákladem.
Pro úplnost uvádíme, že pokud zaměstnanec vykoná pracovní cestu soukromým vozidlem bez souhlasu zaměstnavatele, nenáleží mu žádná náhrada a zaměstnavatel navíc neodpovídá za případnou škodu vzniklou na vozidle zaměstnance během pracovní cesty.
V praxi se s touto náhradou jízdních výdajů běžně nesetkáme. Daleko častější je případ, kdy zaměstnavatel přímo požádá zaměstnance o použití soukromého vozidla pro pracovní/služební cestu. V takovém případě zákoník práce stanoví minimální výši základní náhrady za jeden kilometr. Vzhledem k tomu, že zákoník práce hovoří o minimální výši, má zaměstnavatel možnost základní náhradu jakkoliv zvýšit nebo použít paušalizaci cestovních náhrad. Dále zaměstnanci náleží náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Cestovní náhrady ve skutečné výši – základní náhrada
U každého zaměstnance, který byl zaměstnavatelem požádán o použití soukromého vozidla pro služební účely, musí být pracovní cesta evidována a vyúčtována. Forma této evidence není legislativou přesně stanovena, často je vedena formou jednotlivých cestovních příkazů (tzv. cesťáky). Zaměstnanec je však povinen poskytnout údaje o časovém průběhu pracovní cesty a předložit příslušné doklady a dokumenty pro správné stanovení výše cestovních náhrad. Jednotlivé cestovní příkazy pak většinou vyplňuje zaměstnanec, který má tuto činnost v popisu práce (např. pracovník účetního oddělení).
Minimální výše sazby základní náhrady je na rok 2011 stanovena v zákoníku práce ve výši 3,70 Kč/km pro osobní silniční vozidla a 1,00 Kč/km pro jednostopá motorová vozidla. Výše této základní náhrady za jednotlivou pracovní cestu se pak stanoví jednoduše jako součin sazby základní náhrady a počtu kilometrů, které zaměstnanec na dané pracovní cestě ujel.
Dále zaměstnanci přísluší náhrada za spotřebované pohonné hmoty, která se stanoví jako součin spotřeby daného vozidla, počtu ujetých kilometrů na pracovní cestě a ceny jednoho litru pohonných hmot. Spotřeba daného vozidla se zjistí z jeho technického průkazu a bere se v potaz spotřeba pro kombinovaný provoz. Jestliže tento údaj není v technickém průkazu dostupný, je nutno spočítat aritmetický průměr hodnot o spotřebě, které jsou v technickém průkazu uvedeny. Pokud v technickém průkazu údaje o spotřebě nejsou vůbec uvedeny, musí zaměstnanec svému zaměstnavateli předložit technický průkaz vozidla stejného typu (nestačí jen značka a model auta, ale prvních devět míst VIN kódu daných vozidel musí být shodných), ve kterém je údaj o spotřebě uveden. Pokud tak zaměstnanec neučiní, ztrácí nárok na náhradu za spotřebované pohonné hmoty, protože předpisy nepovolují žádnou jinou formu zjištění spotřeby vozidla (např. potvrzení autorizovaného prodejce).
Cenu pohonných hmot pak zaměstnanec prokáže dokladem o zaplacení. Z tohoto dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou (tj. zakoupení PHM v den pracovní cesty nebo v krátké době před či po pracovní cestě). Pokud tento doklad zaměstnanec nepředloží, použije se pro výpočet náhrady cena litru pohonných hmot stanovená vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí.
Pokud jsou dodrženy všechny zákonné podmínky (např. jednalo se o pracovní cestu, zaměstnavatel požádal zaměstnance o použití soukromého vozidla, pracovní cesta a vyúčtování je řádně evidováno, časově a věcně tyto náklady spadají do daného zdaňovacího období), je náklad na základní náhradu i na náhradu za spotřebované pohonné hmoty pro zaměstnavatele daňově uznatelný. Pro zaměstnance nejsou tyto náhrady předmětem daně ze závislé činnosti a zároveň nepodléhají sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Celý článek přináší magazín FLEET č. 6/2011