Daňové aspekty oprávněnosti používat firemní vozy

V mnoha firmách přichází často na přetřes otázka, kdo a k čemu smí využít firemní vůz. Pokud neexistují jasně stanovená pravidla ve formě pečlivě a v souladu s platnými zákony, vyhláškami, nařízeními a předpisy zpracované firemní „car policy“, tak...

V mnoha firmách přichází často na přetřes otázka, kdo a k čemu smí využít firemní vůz. Pokud neexistují jasně stanovená pravidla ve formě pečlivě a v souladu s platnými zákony, vyhláškami, nařízeními a předpisy zpracované firemní „car policy“, tak může docházet k nedorozuměním. Zejména při komunikaci s finančním úřadem...

Problematika oprávněnosti používání firemního automobilu se dá rozdělit na oblast daňovou a oblast právní odpovědnosti. V tomto článku se zaměříme na první, tedy daňovou oblast. Provoz automobilu „generuje“ řadu souvisejících účetních položek, jejichž správné zaúčtování může být v některých případech problematické.

Co je to firemní vůz?
Pojmem „firemní vůz“ rozumíme automobil, který má poplatník daně z příjmů zařazen v obchodním majetku. U právnické osoby zahrnuje pojem „obchodní majetek“ veškerá aktiva společnosti včetně hmotného i nehmotného majetku, u fyzické osoby – podnikatele si musíme vzít na pomoc zákon čís. 586/92 Sb. O daních z příjmů, § 4 odst. 4: „ Obchodním majetkem se pro účely daně z příjmů fyzických osob rozumí souhrn majetkových hodnot / věcí, pohledávek a jiných práv a penězi ocenitelných hodnot/, které jsou ve vlastnictví poplatníka a o kterých bylo nebo je účtováno anebo jsou nebo byly v evidenci majetku a závazků pro účely daně z příjmů / dále jen „daňová evidence“/. Dnem vyřazení majetku z obchodního majetku poplatníka se rozumí den, kdy poplatník o tomto majetku naposledy účtoval nebo naposledy uváděl v daňové evidenci“.

Kam zaúčtovat náklady při použití automobilu v obchodním majetku?

Fyzická osoba – podnikatel
Daňová evidence podle zákona o daních z příjmů musí zajišťovat zjištění základu daně z příjmů a obsahovat, kromě jiného, údaje o příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně. Z uvedeného vyplývá, že podnikatel si může upravit podrobnější členění daňových výdajů při používání automobilu zařazeného v obchodním majetku tak, jak mu to bude nejlépe vyhovovat / např. nákup materiálu, nákup pohonných hmot, provozní režie apod.

Osoba vedoucí účetnictví
Účetnictví (rozumíme bývalé podvojné účetnictví) vedou nejen právnické, ale i některé fyzické osoby. Tyto účetní jednotky účtují podle tzv. Českých účetních standardů. Vyjmenujme si alespoň několik nejzákladnějších účtů, které můžeme použít pro účtování nákladů (viz tabulka)


Jak postupovat při použití automobilu zahrnutého v obchodním majetku i k soukromým účelům
Podnikatel – fyzická osoba, může samozřejmě využívat automobil, který má zahrnut v obchodním majetku, i pro soukromé jízdy. V takových případech je zřejmé, že automobil je používán na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů jen zčásti a část výdajů bude proto daňově neúčinná.

Odpisy: Zákon čís. 586/92 Sb. O daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů nám v § 28 odst. 6 říká, že při odpisování hmotného majetku, který je používán k zajištění zdanitelných příjmů jen zčásti, se do daňových výdajů zahrne pouze poměrná část odpisů. Poměr se podle všeobecně uznávaného pravidla určí z počtu ujetých km v daném roce k soukromým účelům a celkového počtu ujetých km.

Ostatní náklady: Náklady, které je možné vztáhnout k té které soukromé jízdě jsou jednoznačně daňově neúčinné, neboť neslouží k dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů. Týká se to i spotřeby pohonných hmot pro soukromé jízdy, které vypočteme z průměrné ceny nakoupených pohonných hmot. V případě ostatních „režijních“ nákladů lze vycházet také z poměru stanoveného z počtu ujetých km pro soukromé účely k poměru celkově ujetých km. Nic ovšem nebrání tomu, abychom, pokud se chceme vyhnout komplikacím a vysvětlování při případné kontrole správce daně, vyloučili jasné a zřetelné náklady na soukromé jízdy z daňově účinných zcela.

Poznámka:Silniční daň je daňově účinným nákladem vždy v plné výši, neboť silniční daň se hradí pouze z toho důvodu, že je vozidlo používáno k podnikatelským účelům.

Manažerské vozidlo
Klasickou formou odměňování zaměstnanců je poskytování firemního motorového vozidla bezplatně k používání pro služební i soukromé účely. Automobil, v naprosté většině osobní, bývá poskytnut nejen zaměstnancům, ale např. i společníkům společností s ručením omezeným nebo komanditistům komanditních společností vykonávajícím práci pro společnost. Výraz „manažerské vozidlo“ vznikl ze skutečnosti, že firemní vozidla mohou být oprávněni používat i „ manažeři“ , rozumějme tedy zaměstnanci – vrcholoví vedoucí pracovníci.

Bezplatné poskytování vozidla zaměstnancům pro služební i soukromé účely je z hlediska daňové účinnosti velmi výhodné i pro zaměstnavatele. Vozidlo je evidentně používáno z části pro účely, které nesouvisí s podnikatelskou činností zaměstnavatele a přesto zde není uplatňován režim poměrného odpočtu nákladů podle ujetých soukromých kilometrů. Významné je to zejména v částkách odpisů, zejména luxusnějších automobilů. Není rovněž třeba ani krátit náklady na opravu, údržbu, dálniční známky apod.

Pozor: Z výše uvedeného odstavce však existuje jedna výjimka. Při použití automobilu i pro osobní potřebu zaměstnance by si měl zaměstnanec hradit poměrnou část pohonných hmot podle počtu ujetých km pro soukromé účely.

V případě, že veškeré pohonné hmoty hradí zaměstnavatel, je potom povinen tu část nákladů, která připadá na pohonné hmoty spotřebované zaměstnancem, vyloučit ze svých daňově účinných nákladů. Dále je zaměstnavatel povinen o tuto částku zvýšit základ daně z příjmu ze závislé činnosti zaměstnance. Tento nepeněžní příjem podléhá i odvodům na sociální a zdravotní pojištění.

Otázka ceny spotřebovaných pohonných hmot
Doporučujeme tento problém v praxi řešit tak, že zaměstnanec odevzdá doklady od všech nákupů pohonných hmot v daném měsíci a ty mu jsou zaměstnavatelem plně proplaceny. Z nich se při zohlednění stavu nádrže vypočte průměrná cena a dle počtu kilometrů pro soukromé účely se stanoví částka, která odpovídá spotřebě pohonných hmot při soukromých jízdách. Tuto částku uhradí zaměstnanec. Obdobně lze postupovat i při použití např. karet CCS.

Nepeněžní příjem z používání automobilu zaměstnancem
Tzv. nepeněžní příjem, kterým se rozumí možnost používání manažerského vozidla i pro soukromé jízdy zaměstnance, je řešen v zákoně o daních z příjmů, § 6 odst. 6, který uvádí jako cenu obvyklou pro ocenění tohoto příjmu, 1 % vstupní ceny za každý i započatý měsíc poskytnutí vozidla. Tento příjem nepodléhá sociálnímu a zdravotnímu pojištění, a musí činit nejméně 1000 Kč.

Omezení vstupní ceny: Nepeněžní příjem z používání manažerského automobilu pro soukromé jízdy je ohraničen i nejvyšší možnou částkou. Je to důsledek omezení vstupní ceny pro odpisování dané zákonem o daních z příjmů, kde najdeme odkaz na § 29. U vozidel kategorie M1 může činit tato částka od 1. 1. 2005 maximálně 1 500 000 Kč.

Kniha jízd
Z ustanovení § 24 Zákona o daních z příjmů vyplývá povinnost poplatníka prokázat výdaje na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů. Součástí výdajů poplatníka jsou také např. výdaje na spotřebované pohonné hmoty nebo na cestovní náhrady. K prokázání těchto skutečností vede poplatník tzv. Knihu jízd, případně jinou evidenci jízd, která splňuje požadavky dané ministerstvem financí pokynem D – 190. V uvedeném pokynu jsou uvedeny minimální náležitosti evidence jízd:
- uvedení typu vozidla
- registrační značka vozidla
- datum jízdy
- cíl jízdy
- účel jízdy
- ujeté km
- stav ujetých kilometrů k 1.1. a 31.12. kalendářního roku, nebo k počátku či konci zdaňovacího období, neshoduje-li se s kalendářním rokem, případně ke dni zahájení nebo ukončení činnosti.

Evidenci jízd je povinen vést především podnikatel. U obchodní společnosti ten, kdo má vozidlo přiděleno, a má je zahrnuto v obchodním majetku. Pro rozhodnutí, zda knihu jízd vést či nevést, není důležité, zda vozidlo používá pouze k účelům služebním nebo i k soukromým jízdám. Samozřejmě, že v rámci knihy jízd je nutné evidovat ujeté kilometry pro služební a pro soukromé účely.

Evidenci jízd je povinen vést rovněž každý podnikatel, společnost, který užívá vozidlo na základě nájemní smlouvy nebo smlouvy o finančním pronájmu s následnou koupí najaté věci (finanční leasing), pokud uzavřel tyto smlouvy jako podnikatel a uplatňuje nájemné jako daňový výdaj.

Povinnost vedení evidence jízd naproti tomu nevzniká u automobilu, který podnikatel vlastní, ale nevložil jej do obchodního majetku, který užívá na základě nájemní smlouvy nebo na základě smlouvy o finančním pronájmu s následnou koupí najaté věci, pokud nájemné z těchto smluv neuplatňuje jako daňový výdaj, a rovněž tato povinnost nevzniká zaměstnanci při použití jiného vozidla než vozidla zaměstnavatele ke služební cestě. V těchto případech plní roli evidence jízd cestovní příkazy, které obsahují potřebné údaje.

Poznámka: Je třeba zdůraznit, že při použití vozidla pro soukromé jízdy není třeba uvádět cíl a účel jízdy. Plně postačí uvést datum, označení, že jde o soukromou jízdu, a ujeté kilometry.

autor je auditor a daňový poradce
karvanek@karvanek.cz


Příklady účtů, které lze použít pro účtování nákladů
501 Spotřeba materiálu (spotřeba pohonných hmot, pneumatiky, žárovky apod.)
504 Prodané zboží (prodej automobilu, který byl pořízen jako zboží, tedy za účelem dalšího prodeje)
511 Opravy a udržování (např. opravy v servisech)
538 Ostatní daně a poplatky (např. silniční daň, dálniční známky)
541 Zůstatková cena prodaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku (při prodeji automobilu, které bylo dlouhodobým majetkem – ne zbožím)
545 Ostatní pokuty a penále (daňově neúčinné pokuty a penále – dopravní přestupky, znečištění vozovky apod.)
548 Ostatní provozní náklady (technické zhodnocení automobilu do 40 000 Kč, které je daňově účinné dle Zákona o daních z příjmů, pojištění automobilu apod.)
551 Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku (účetní odpisy automobilu)
552 Tvorba zákonných rezerv (např. při tvorbě zákonné rezervy na opravu nákladního automobilu)
549 Manka a škody (při likvidaci vozidla v důsledku škody – daňově účinné je do výše poskytnuté náhrady – např. od pojišťovny)