Fleet management pro malé a střední firmy

Můžeme si dovolit profesionálního fleet manažera? Odpověď na tuto otázku zní – převážně ano, a to i pokud je fleet relativně malý. Pojďme si v následujícím textu tuto odpověď zdůvodnit a podložit konkrétními údaji... Přestože titul tohoto časopisu...

Můžeme si dovolit profesionálního fleet manažera? Odpověď na tuto otázku zní – převážně ano, a to i pokud je fleet relativně malý. Pojďme si v následujícím textu tuto odpověď zdůvodnit a podložit konkrétními údaji...

Přestože titul tohoto časopisu je FLEET, a slovo management je jedním z nejvíce nadužívaných v současné komunikaci, podíváme se na úvod podrobněji na smysl slovního spojení „fleet management“. Definice, dostupná mj. na www.wikipedia.org, říká následující: „Fleet management je řízení parku firemních vozidel. To zahrnuje celou řadu funkcí, jako je výběr a financování vozidel, jejich sledování, efektivní užívání, nákup pohonných hmot a zajištění bezpečnosti. Tyto funkce mohou být zajištěny buď vlastním zaměstnancem (fleet manager) nebo externím dodavatelem.“
Tolik stručná definice, v níž je důležité spojení „celá řada funkcí“. Proč? Z jednoho prostého důvodu: v českých podmínkách se 80 % energie a úsilí vyhrazuje jen jedné části celého procesu, kterou je pořízení a financování vozidel, zatímco zbylých 20 % je vynaloženo na všechny ostatní dílčí procesy. Tento poměr je však velmi nevyvážený a jeho logickým důsledkem jsou zvýšené náklady, respektive zbytečně vysoké náklady.
Pokud rozložíme celý fleet management do jednotlivých procesů, dostaneme se k číslu 100. To se dobře pamatuje... Neznamená to ale, že každý proces představuje jednu setinu neboli 1 % celkových nákladů! Platí, že jen propojení efektivity jednotlivých procesů vede k efektivnímu fleet managementu.

Kdo potřebuje fleet management?
Na tuto otázku je odpověď poměrně jednoduchá – každý subjekt, který provozuje vozový park a přitom musí svým akcionářům či zřizovatelům garantovat co nejvyšší efektivitu. Je nepodstatné, jak velký vozový park je, ale samozřejmě platí, že čím je větší, tím je dosažená úspora a efektivita vyšší. Avšak už u parků se třemi vozidly lze dosáhnout zajímavých efektů, jak bude vysvětleno dále. Pro účely tohoto článku se nebudeme zabývat velkými autoparky, ale zaměříme se právě na ty střední a menší.

Aktuální situace v České republice
Z hlediska koncentrace vozů ve vozových parcích platí pravidlo, že menší počet firem provozuje větší počet vozů. Konkrétně to znamená, že jedna desetina firem provozuje téměř polovinu všech vozů kategorie M1 a N1 v ČR, a naopak – o 10 % vozů v nejmenších parcích se dělí téměř polovina všech firem v ČR. Tento údaj pochází z analýzy Vozové parky 2009, kterou zpracovaly společnosti INCOMA GfK a Blue Strategy v létě tohoto roku.
Je zřejmé, že se zvyšující se velikostí autoparku roste pozornost, která mu je věnována – počínaje závaznými a formalizovanými pravidly jeho správy, přes existenci pozice fleet managera, po jeho periodické monitorování a vyhodnocování efektivity. Aktuálně však více než polovina firem v České republice nemá stanovena žádná pravidla a park je provozován spíše jako doplněk vlastního podnikání firmy podobně jako další položky, které představují pro firmu náklady, ale bez nich se neobejde (jako je např. kancelářský nábytek). Znamená to, že více než polovina firem se o park systematicky nestará buď vůbec, nebo řeší jen naléhavé případy v situaci, kdy již pozornost vyžadují.
Takový postup je velmi neefektivní a dokonce nebezpečný. Samotný fleet management vypadá velmi jednoduše – „koupíme auta a budeme v nich jezdit“. Jaká auta koupíme? Jak je zaplatíme? Koho si vybereme jako partnera? Jak je pojistíme? Kdo v nich bude jezdit? Jak v nich bude jezdit? Kdo to sleduje? Jaké máme cíle? Co budeme dělat, když nastane problém? Jak zajistíme rizika ekonomická i bezpečnostní? Co s auty uděláme, až je nebudeme chtít? Kdy a jak auta nahrazujeme? To je jen několik z mnoha otázek, na které je nutno znát odpověď.
Avšak zpět k mýtu o jednoduchosti fleet managementu. Dovolíme si jej přirovnat k účetnictví: to vypadá také jednoduše, i když možná méně atraktivně – jsou to v zásadě čísla, s kterými se pracuje podle pravidel a za postupů jednoduché matematiky. Přesto má každá firma specialistu na účetnictví, a pokud je malá a nevyplatí se jí mít vlastního člověka, najímá si externistu. Další paralela – IT neboli počítače. Všichni je umějí používat, ale když nastane problém, vyžaduje to přítomnost specialisty – opět buď vlastního, nebo externího. Podobných srovnání je možno vyjmenovat několik, ale snad tato dvě jsou dostatečně názorná.
Problémem je, že odvětví fleet managementu je v České republice velmi mladé a celý náš fleetový trh patří zatím k nejméně rozvinutým v Evropě, společně s dalšími zeměmi střední a východní části našeho kontinentu. To s sebou nese nedostatek adekvátně kvalifikovaných lidí a rovněž tak kredit pozice fleetových manažerů není příliš vysoký. S výjimkou několika firem mají tyto osoby zpravidla mnoho povinností, ale málo rozhodovacích kompetencí a jejich pozice v rámci firmy není příliš významná. A to je obrovská chyba. Feet manager může – v případě dostatečných kompetencí a rozhodovacích práv - firmě ušetřit významné částky v milionových řádech.

Vlastní fleet manažer, nebo externí odborník?
Přitom ale – stejně jako na jiných rozvíjejících se trzích – lze zkušenosti a tzv. „best practices“ (tedy postupy, jak něco dělat lépe bez série pokusů a omylů) získat od odborníků (viz paralela s účetním). Tito lidé se specializují na oblast fleet managementu (podobně jako účetní nedělá současně mistra ve výrobě nebo obchodníka) a mají k dispozici právě ony zmíněné „best practices“ – znají nástroje a postupy, jak veškeré procesy fleet managementu nastavit na dlouhodobě udržitelnou a vysokou kvalitativní úroveň. Jinými slovy – vědí, co funguje a nefunguje (přestože to na první pohled vypadá lákavě a slibně), a mohou vám pomoci v relativně krátkém časovém okamžiku odhalit neefektivní postupy a také pomoci s jejich nápravou. V tomto případě lze roli externího odborníka přirovnat k lékaři, za kterým je nutno zajít, když se vyskytne problém, který není v souladu s projevem zdravého těla. Vlastní fleet manažer by pak měl plnit roli jakéhosi kondičního poradce, který nedělá žádné zásadní změny, ale dbá na to, aby se kondice (kvalita a efektivita) provozování firemních aut nezhoršovala.
Otázka tedy zní: Lze i nadále akceptovat zažitý postoj „všechno si děláme sami“, ztrácet tak čas a nechávat peníze plynout zbytečně ven z firmy? Víme o firmě, která strávila téměř dva roky interními diskusemi, zda fleet management řešit s podporou externího odborníka, či vlastními silami, a toto váhání ji za tuto dobu stálo na zbytečných nákladech více než 20 milionů korun...

Celý článek naleznete v novém vydání magazínu FLEET