Hodnocení nabídek dodavatelů a průběh výběrového řízení

Firma má za sebou další etapu výběrového řízení, ve které sdělila v zadávací dokumentaci své potřeby a přání svým potenciálním dodavatelům. Tento dokument zásadně ovlivní výběr vhodného řešení. Nastává další důležitý krok: na základě došlých nabídek...

Firma má za sebou další etapu výběrového řízení, ve které sdělila v zadávací dokumentaci své potřeby a přání svým potenciálním dodavatelům. Tento dokument zásadně ovlivní výběr vhodného řešení. Nastává další důležitý krok: na základě došlých nabídek zúžit výběr potenciálních dodavatelů.

V dalším díle našeho celoročního seriálu o výběrovém řízení se podíváme na fázi, kdy na základě přesně definovaných cílů a potřeb firmy dochází k návrhu řešení potenciálních dodavatelů. V minulých dílech bylo řečeno, že poptávka by měla co nejvíce popisovat reálnou situaci ve firmě, být dostatečně informačně obsáhlá, na druhou stranu ne přehnaně detailní a obsahovala jasná, přesná a relevantní fakta. Za předpokladu, že byly dobře zvládnuty předchozí kroky výběrového řízení, přesně definována poptávka a potřeby firmy, mělo by již pouze dojít k porovnávání měřitelných parametrů ve zpracované zadávací dokumentaci jednotlivých kandidátů a postupnému upřesňování dalších dílčích detailů a parametrů.

Vše podle scénáře
Ve čtvrtém díle jsme se věnovali nastavení vhodné strategii výběrového řízení a počtu kol, v jakém má být celý proces realizován a jaká budou základní kritéria výběrového řízení. Vize dalšího postupu je více méně jasná a z hlediska strategie daná. V rámci korektního přístupu firmy, která výběrové řízení realizuje, by nemělo docházek k zásadním změnám ve specifikaci poptávky a počtu jednotlivých kol v kontextu s původním zadáním. Výběrové řízení je samozřejmě dynamický proces, do kterého postupně vstupuje celá řada vnějších a vnitřních faktorů, a logicky tedy k drobným korekcím původního plánu může dojít a mnohdy se jim ani nelze vyhnout. Míra odchylky od původního plánu závisí na preciznosti při zpracování zadání a důsledném zvážení všech možných budoucích úskalí a skrytých rizik.

Rozhoduje pouze cena?
Jedním z hlavních kritérií při hodnocení nabídky je logicky vždy cena. Ta však musí být posuzována v kontextu s kvalitou vybíraného produktu nebo služby. Bohužel, nebo v některých případech možná i bohudík tyto dva parametry nelze od sebe přesně oddělit. Preferovat příliš vysokou kvalitu za velmi nízkou cenu by popíralo veškeré zákony logiky. U produktu jako třeba pneumatika je kvalita a cena poměrně dobře měřitelná a porovnávání je pří dostatečné znalosti všech relevantních dat mnohem jednodušší než v případě služby. U té se její kvalita a cena posuzuje mnohem obtížněji (asistenční služba, pojištění...). Zde mnohem více závisí vedle měřitelných parametrů na subjektivních pocitech společnosti a to, co pro někoho může být dobré, je pro jiného průměrné a pro dalšího nevyhovující.
V případě porovnávání ceny by se společnost neměla vždy zaměřovat na tu nejnižší cenovou nabídku. Důležité je se podívat na mezní hodnoty jednotlivých parametrů a skutečnost, kde jsou cenová minima a kde jsou cenová maxima jednotlivých potenciálních dodavatelů. Tyto cenové horizonty je třeba porovnat s možnostmi trhu v daném segmentu, nebo s možnostmi konkurentů v daném segmentu. V případě abnormálních výkyvů je dobré si jednotlivé parametry s danými uchazečem pro jistotu ještě dodatečně odsouhlasit, zda nedošlo k uvedení špatných hodnot v zadávací dokumentaci.
Další důležitou otázkou je období garance nabízené ceny. Pouze ve velmi ojedinělých případech dochází v oblasti fleet managementu k nákupu zboží a služeb jednorázově. Zpravidla bývá obměna vozidel (a s tím spojených produktů a služeb) rozdělena do víceletého cyklu). Cílem výběrového řízení by mělo být udržet dlouhodobý vztah s vybraným dodavatelem a ne při další vlně nákupu zjistit, že cena je naprosto odlišná, než bylo původně ujednáno, a cena ve výběrovém řízení byla vyjednána pouze na velmi malou část vozového parku na nákup během krátkého časového období. Jsou komodity, kde nelze striktně cenu dodržet. Důvody k tomu musí však být logické, opodstatněné a hlavně předem známé.

Celý článek přináší FLEET č. 4 / 2010