Jak na výběrové řízení

Výběrové řízení provází činnost fleet manažera téměř kontinuálně. Vybírat je třeba automobily, finanční a leasingové služby, servis a řadu dalších doplňkových produktů a služeb, bez kterých se moderní autopark neobejde. Správně provedené výběrové...

Výběrové řízení provází činnost fleet manažera téměř kontinuálně. Vybírat je třeba automobily, finanční a leasingové služby, servis a řadu dalších doplňkových produktů a služeb, bez kterých se moderní autopark neobejde. Správně provedené výběrové řízení ovšem vyžaduje vhodnou strategii a přesný plán jednotlivých kroků. V novém seriálu, který nás bude provázet celým příštím rokem, vás tímto procesem postupně provedeme. Věříme, že vám tyto informace alespoň trochu pomohou svá výběrová řízení zpřesnit a zefektivnit.

V tomto pilotním článku se na úvod zamyslíme u cílů výběrového řízení a nákupních zvyklostí firem. Výběrové řízení je těsně provázáno s firemním fleet managementem a přístup firem k této oblasti je různorodý. V dalších šesti dílech se budeme věnovat krok po kroku jednotlivým procesům, které je vhodné realizovat. Úkol je jasný: pozitivní ekonomický efekt a optimální nastavení vztahu s dodavatelem.

O náročnosti procesu výběrového řízení rozhoduje složitost daného produktu nebo služby, zkušenosti s výběrovým řízením a dále pak ochota se této problematice detailně věnovat a skutečně vzít v úvahu všechny parametry, které jsou pro společnost důležité. Naneštěstí vyniká každý dodavatel v určité oblasti ale svou výjimečnost a vysokou kvalitu není schopen nabídnout ve všech parametrech. Ideální dodavatel by tak mohl vzniknout zkřížením několika subjektů do jednoho, ale nic takového neexistuje a je tedy třeba vybrat nejlepší z nabízených nedokonalých možností.
Přitom je třeba zvážit prioritu jednotlivých parametrů pro společnost a stanovit objektivní klíč pro jejich vyhodnocení. Cílem výběrového řízení je spravedlivě a transparentně vybrat produkt nebo službu, která skutečně co možná nejvíce odpovídá firemním potřebám. Na začátku je nutné si uvědomit výše napsané: že při výběru neexistuje ideální řešení a vždy bude nutné udělat v určitých oblastech malé, ale i větší ústupky. Cílem je tedy vybrat z nabízených možností právě tu, která se bude zmíněnému ideálnímu řešení co možná nejvíce přibližovat, a to z hlediska našich preferencí. Jiný provozovatel může mít preference odlišné, a proto se mu bude jako nejlepší jevit jiný dodavatel než nám.

Nákupní zvyklosti firem
Ve společnostech existují dvě extrémní situace. Je běžné, že při diskusi o volbě financování, značky ve vozovém parku a výběru dalších služeb z oblasti fleet managementu zjistíme, že vlastně nikdy v minulosti nebylo v dané oblasti žádné výběrové řízení realizováno. A to se nejedná o firmy s malým vozovým parkem, ale o společnosti, které využívají i několik desítek vozidel (až 80 vozidel) a utrácejí za provoz svého vozového parku i několik desítek milionů korun ročně. Zde je nasnadě začít něco dělat jinak a zvážit jinou a efektivnější cestu. Primárním krokem může být revize stávajících podmínek právě výběrovým řízením na jednotlivé produkty a služby. Paradoxem je, že mnohdy živnostník, který potřebuje koupit jedno firemní vozidlo pro svoje vlastní účely, předčí úsilím vynaloženým na výběr vozu i výše uvedené společnosti. Věnuje svou energii a čas výběru vozidla i dalším nákladovým složkám. Znamená to pro něj totiž nezanedbatelnou úsporu kapitálu vloženou do jeho podnikání. Motivací jsou jeho vlastní finance...
Druhou extrémní situací, ne však nelogickou a nerozumnou, je princip tendru na nákup každého vozidla. Většinou se však nejedná o značku automobilů, ale spíše o způsob financování nebo poptávku po konkrétním vozidle napříč jednotlivými dealerstvími. Zejména v oblasti operativního nebo finančního leasingu je tento jev běžný. Každá poptávka je zaslána na dva až tři vybrané poskytovatele operativního leasingu, kteří mají srovnatelné služby i princip fungování, a vítězí nejnižší měsíční platba. Na začátku je nutné si uvědomit, jakou roli zde mohou sehrát objemové bonusy, návaznost na další služby, a zda takové počínání není v konečném důsledku kontraproduktivní. Úspory, které se mohou zdát hmatatelné na počátku, nemusejí být v konečném důsledku tak zásadní.
Mezi těmito dvěma extrémy existují vnitrofiremní pravidla, stanovující, že společnost provede výběrové řízení vždy po určité době. Obvykle se jedná o časovou periodu, po jakou jsou vozidla ve společnosti využívána, tzn. jednou za tři až pět let. Častá změna dodavatelů by mohla vrhat nejen špatné jméno na společnost, ale také zhoršovat kvalitu poskytovaných služeb a způsobovat procesní problémy. Každý dodavatelsko-odběratelský vztah má určité období, kdy dochází k nastavení komunikace, procesů a služeb vedoucích k oboustranné spokojenosti.

Celý článek naleznete v novém vydání magazínu FLEET