Výběrové řízení II.

Výběr vhodného dodavatele pro jednu nebo více oblastí v rámci fleet managementu zahrnuje logickou posloupnost několika po sobě jdoucích fází. První etapou tohoto procesu je sumarizovat potřeby a definovat cíle na základě všech aspektů současného...

Výběr vhodného dodavatele pro jednu nebo více oblastí v rámci fleet managementu zahrnuje logickou posloupnost několika po sobě jdoucích fází. První etapou tohoto procesu je sumarizovat potřeby a definovat cíle na základě všech aspektů současného stavu vozového parku a souvisejících služeb.

Ve druhém dílu našeho celoročního seriálu, který se zabývá problematikou výběrového řízení, se budeme věnovat úvodní etapě celého procesu: analýze současného stavu, sumarizaci potřeb ve vozovém parku a definici cílů výběrového řízení. Tyto mnohdy opomíjené fáze jsou důležité a závisí na nich další kroky spojené se samotným výběrovým řízením a jeho efektivním zvládnutím. V případě, že nebude brán ohled na aktuální situaci ve vozovém parku, výběrové řízení postrádá smysl, protože neodpovídá reálným potřebám. Vedle pozitivního ekonomického efektu, který byl zmíněn v minulém díle, je nutné myslet na zachování stávající kvality služeb, které uživatelé firemních vozidel mají. Ideálním případem je nabídnout uživatelům ještě širší spektrum služeb, než měli doposud, aby se mohli maximálně soustředit na své pracovní povinnosti.

Analýza současného stavu
Výběrové řízení by mělo být postaveno na reálné situaci vozidel, se kterými souvisejí reálné potřeby firmy. Každý uživatel, respektive každá skupina firemních vozidel má své specifické potřeby pro naplnění svých cílů. Každá společnost je ze zákona povinna vést knihu jízd svých firemních vozidel. Z toho logicky vyplývá, že by měla mít přehled o nájezdech jednotlivých vozidel a spotřebě pohonných hmot. Ve skutečnosti tomu tak v mnoha případech není a hromadným nákladovým statistikám jednotlivých vozidel není přiřazen velký význam. V těchto případech je obtížné vyjednat lepší podmínky, když nemá společnost přehled ani o těch stávajících. Na začátku je tedy nutné vyhodnotit současnou situaci ve společnosti a možné příležitosti pro dosažení lepších podmínek u jednotlivých dodavatelů. Důležité je identifikovat náklady, které je možné ovlivnit prostřednictvím tlaku na jednotlivé dodavatele a náklady, za které jsou zodpovědní sami uživatelé firemních vozidel. Je chvályhodné, když se podaří společnosti vyjednat významnou slevu na pohonné hmoty, ale tento pozitivní efekt může snižovat fakt, že většina řidičů má průměrnou spotřebu pohonných hmot o 20% vyšší, než by ve skutečnosti mohla mít. Je dobré mít vyjednané vysoké slevy na nákup pneumatik, ale co je to platné, když uživatel za období provozu vozidla spotřebuje o dvě sady pneumatik více, než je obvyklé. Doporučením tedy je, podívat se vedle podmínek, které je možné získat na straně dodavatele také na možné úspory plynoucí ze změny chování uživatelů a jejich spoluodpovědnosti na jednotlivých nákladových položkách.

Běžné a nadstandardní služby
Nákup a provoz firemních vozidel sebou nese požadavky na poskytování určitého spektra služeb, které je třeba brát v potaz. Službu lze specifikovat jako výsledek činnosti, jejímž úkolem je uspokojit určitou potřebu. Výsledkem této činnosti není obvykle hmotný statek, ale užitný efekt. Tato činnost je prováděna na rozhraní mezi dodavatelem a zákazníkem. Důležitou otázkou, na kterou je třeba také najít odpověď, je skutečnost, jestli výběr nového dodavatele, nebo nově vyjednané podmínky se stávajícím dodavatelem budou minimálně v tom samém rozsahu a kvalitě jako stávající podmínky, při nezměněném nákladu na poskytování jednotlivých služeb. Nabízené služby lze rozdělit na služby orientované na správce vozového parku, které by mu měly usnadnit jeho činnost a služby orientované na jednotlivé uživatele firemních vozidel, za účelem dosažení jejich vyššího komfortu. Optimálním stavem je zlepšení úrovně služeb pro obě výše uvedené skupiny. Předpokladem je vždy vyvážit poměr mezi kvalitou služeb a cenou, za kterou jsou tyto služby nabízeny. Trendem dnešního fleet managementu je zdarma nabízet služby, které ještě v nedávné době byly nadstandardní, a tudíž hrazené odběratelem. Jako příklad je možné zmínit předávání nových vozů v sídle společnosti a vyzvedávání vozidel na pravidelný servis a výměnu pneumatik.
 

Celý článek přináší FLEET č. 1 / 2010